domingo, 31 de mayo de 2015

¿Como aprovechar tu tiempo?


"No tenemos poco tiempo : es que perdemos mucho", Lucio Séneca

Lamentablemente no podemos incrementar el tiempo y este transcurre de forma inexorable. El tiempo es vida y es el recurso que nos limita alcanzar nuestros logros o resultados.

¿Como Aprovechar el tiempo?

Gastamos mucho tiempo por 7 razones

1.-  Lo tenemos todo en la cabeza (Preocupaciones)
2.- Todo lo consideramos un problema
3.- Intentamos gestionar solo el tiempo y no gestionamos nuestra energía
4.- Dormimos pocas horas
5.- No hacemos ejercicio, es diferente a hacer deporte
6.- Al no planificar lo que hacemos es improvisar, nos faltan objetivos claros, prioridades y perspectivas.
7.- Pretender hacerlo todo uno mismo

Podemos emplear de forma optima nuestro tiempo mediante una gestión
- Consciente
- Constante
- Coherente

¿Que es la gestión del tiempo?

la gestión del tiempo implica controlar nuestro tiempo, energía y trabajo y no permitir que estos nos controlen

Las personas de éxito verdadero, en algún momento de sus vidas se han detenido a reflexionar en profundidad sobre como emplean y aprovechan su propio capital de tiempo, para conseguir nuestros logros debemos apoyarnos en una concepción meditada del tiempo y de la vida, hay que invertir el tiempo del que disponemos de forma consciente para así alcanzar nuestras metas profesionales y personales.

Debemos establecer una conexión entre la ejecución de las actividades y el grupo de tareas que las conforman  y la satisfacción y el desarrollo personal

Hoy la dimensión profesional y personal no pueden separarse y debemos aprender a negociar para conseguir la conciliación. Se debe trabajar de forma holística.

1.- Saca de tu cabeza los problemas y ponlos en el papel (El papel lo aguanta todo) y deja tu cabeza libre para ver la situación y los hechos. Debemos registrar analogicamente o digitalmente nuestros objetivos a corto plazo (menor o igual a un año) y desglosarlos en metas y objetivos a largo plazo (Mayor a un año)

2.- No todo lo que nos pasa es negativo, siempre que queramos o deseemos realizar algo habrá resistencia y se presentaran obstáculos sobre todo de las decisiones que postergamos, debemos ver las situaciones,  describir los hechos y afrontarlos como una oportunidad.
Saber separar los problemas imaginarios de los reales será de mucha ayuda y sobre todo encontrar las causas o los llamados problemas causa y separarlos de los problemas efecto. Eliminando un problema causa podría eliminar 4 problemas efecto

3.- Debemos saber cuantificar en el tiempo el objetivo y las metas a lograr y así gestionar nuestra energía de nada sirve empezar trabajando 12 horas al día si no terminamos lo que empezamos es preferible terminar después pero terminar (Sino se gana se aprende)

4.- Depende de la edad pero es recomendable dormir mínimo 7 horas y no hacer actividades físicas a la noche, si escribes lo que tienes que hacer para el día siguiente en un papel y lo repasas antes de dormir, tu cabeza estará vacía de problemas y podrá descansar. Inconscientemente nuestro cerebro resolverá las situaciones que le has propuesto deja que tu cerebro trabaje, tu duerme.

5.- Estamos diseñados para estar en movimiento, recomiendo hacer actividad física (Aeróbica o anaeróbica) a primera hora de la mañana para cargarte de energía y poder conectar con el estrés positivo y poder soportar el desgaste del estrés negativo

6.- Solo el 3% de las personas escribe sus objetivos, los desglosa en metas y genera planes de acción para desarrollarlas, abandonar es el deporte mundial

7.- Hacerlo todo uno mismo es casi imposible, seleccionar las acciones adecuadas: delegación, subcontratación, retrasar, hacer, eliminar. Pide ayuda antes de que te desbordes y si no lo que no puedas hacer mañana es un buen día para mejorar, recuerda que tienes familia, ocio, relaciones, salud, etc

La gestión del tiempo es una competencia directiva clave y es el cuello de botella del logro, registrarla, acumular tiempo y saber gestionarlo de forma eficiente es lo que podemos hacer, no es tarea de un día, es una tarea de todos los días y la mejor noticia es que se puede aprender...

JCSC



¿Cómo encontrar la raíz de tus problemas? el método de las 5 M


Uno de métodos que utilizo para análizar los procesos y descubrir los problemas causa o raíz  son las 5 M que nos permite facilitar el proceso de planificación de las acciones y enfocarnos en los posibles fallos que se puedan presentar. 

No todo siempre sale bien y hay ocasiones en las que aparecen los problemas y necesitamos tener referencias o coordenadas que nos permitan trocear el proceso e identificar los factores que están desalineados. A veces, encontrar la solución es fácil y está a la vista, en otras ocasiones, es difícil  encontrar la causa raíz del problema.

En estos casos ¿Por dónde empezamos? ¿Cómo afrontar el problema de una forma metódica y estructurada?

Existen diversos métodos de análisis que se usan en la empresa. Originalmente en Kaizen (Mejora continua) se toman en cuenta 4M Mano de obra, Máquina, Material y Método y en ocasiones se agregaba Medición como quinta categoría en la lista de comprobación, yo recomiendo tomarla en cuenta siempre “ Lo que no se mide no se conoce y lo que no se conoce no se mejora” Pero ¿Cómo aplicar todo esto nuestros procesos personales?. las “5 M” (léase “cinco emes”), creada por Toyota, pueden aplicarse a nuestro día a día para mejorar los procesos que realizamos, esas operaciones que nos permiten tener éxito en lo que nos proponemos.

Un ejemplo sencillo (Cuando compramos  unos  zapatos). 
-  Debemos tomar en cuenta para quien son los zapatos (Man)
-  Tomar en cuenta como fueron elaborados. Con que método y con que materiales se fabricaron “La marca” (Maquinaria, Método y Material) 
-  Para que se van a utilizar (Medio)
- Si medimos tanto el proceso como el resultado podremos ver si la decisión en la elección que tomamos es correcta (Medición)

En esta foto se pueden ver los resultados de tomar la decisión de comprar unos zapatos solo por el diseño y por el bajo precio, debemos analizar el proceso aunque no lo presenciemos, en este caso el defecto fue producido por la mala calidad de la materia prima utilizada



El Método de las “5 M”

El método de las “5 M” es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema. 

Estas cinco “M” son las siguientes:

Mano de obra (Hombre/ Mujer)
Máquina (Instalaciones)
Material
Método
Medición

Mano de obra : Tomar en cuenta nuestras necesidades, lo que hacemos  y en que podemos fallar, El personal puede ser el origen de un fallo. Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los problemas. Cambios de turno en los que el personal saliente no informa al entrante de incidencias relevantes, es un ejemplo.

Máquina: las herramientas y los utensilios que utilizamos para hacer las cosas, Un análisis de las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso, así como de su funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. A veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas complejas y no se puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se tiene un conocimiento profundo de sus mecanismos, pero siempre se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes o componentes hasta localizar el foco del problema.

Materia prima: Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.

Método: Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales,…) que pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún “input” del que está fallando.

Medición: Que esperamos no solo en los resultados sino a lo largo del proceso


Seguir una metodología de análisis estructurado como las 5M, permite ir acotando áreas concretas para detectar la causa raíz de un problema para poder erradicarlo y que no se vuelva a repetir.

viernes, 29 de mayo de 2015

Aborda tus problemas de forma ordenada y eficaz con el informe A3


El “Informe A3”:

Es un informe y sirve para transmitir información que puede condicionar las actuaciones de sus destinatarios (para tomar decisiones, llevar a cabo acciones, etc.)

Una hoja de papel tamaño DIN A3. Es decir, un espacio manejable pero limitado para expresarse.

Normalmente habrá que tener las cosas muy claras para poder ser tan preciso como para contarlo todo en un formato A3. Luego por una parte previene ambigüedades y por otra reduce el esfuerzo de los demás para entenderlo.

El Informe A3 es sin embargo mucho más que un informe, ya que obliga a seguir una disciplina concreta que lleva a abordar los problemas de una forma muy ordenada y eficaz.

El formato se divide en varios cuadros que deben rellenarse en un orden concreto trabajando sobre cada uno de ellos.

Podemos encontrar diferente número de cuadros pero se deben recoger los siguientes puntos esenciales: 

1- Definición del problema:
- Definición clara y concisa del problema.
- Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.
- Detallar lo que sea necesario para hacer el problema comprensible.

2- Situación actual:
- El problema se produce en el ámbito de un proceso. En este punto se debe describir ese proceso tomando datos reales.
- Utilizar esquemas y diagramas (pareto, flujogramas…)
- Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.
- Resaltar el problema dentro del proceso.

3- Análisis de las causas:
- Mostrar gráficamente análisis y conclusiones: 5-porqués, Ishikawa…

4- Situación objetivo:
- Representar gráficamente cuál sería la situación ideal, incluyendo los mismos indicadores que en la “situación actual”.

5- Plan de Acción:
- Tenemos una descripción esencial del problema, tenemos identificadas las causas y tenemos los objetivos; ahora definimos las acciones indicando quién hace qué, cómo, cuándo…

6 - Seguimiento:
- El Informe A3 también ha de servir para poder ver en todo momento en qué situación están las acciones definidas. Pero además muestra de forma clara qué se pretende conseguir con esas acciones.

7- Resultados:
 - El cierre del informe nos debe mostrar qué se consiguió, de modo que podamos:

Tener un registro sencillo pero fiable de toda la resolución del problema.
Podamos extender las conclusiones a otros problemas.

Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:

El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de los siguientes.

No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información.
Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo imprescindible.

Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema. El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él. El análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo a realizar en equipo.


No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo. Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada.

Fuente: LeanRoots

jueves, 28 de mayo de 2015

¿Cómo encontrar la causa de tu problema? Los 5 por que es igual a un como



Los 5 por qué son la base de la aproximación científica del sistema de producción Toyota, es preguntarse 5 por qué siempre que surja un problema.

Supongamos que deja de funcionar una máquina (Taiichi Ohno, 1991):

1.- ¿Por qué se ha detenido la máquina?
Se ha producido una sobrecarga y ha saltado el fusible

2.- ¿Por qué se ha producido la sobrecarga?
El cojinete no estaba suficientemente engrasado

3.- ¿Por qué no estaba suficientemente engrasado?
La bomba de engrase no bombeaba lo suficiente

4.- ¿Por qué no bombeaba lo suficiente?
El manguito de la bomba estaba roto y no bombeaba lo suficiente

5.- ¿Por qué estaba estropeado el manguito?
No tenia ningún filtro y entro un fragmento de metal


Este ejemplo lo podríamos trasladar a nuestra vida personal, si lo aplicamos a el mantenimiento de nuestro coche ¿Por qué se ha averiado el coche? ; al exceso de kilos o sobrepeso que tengo, al surgimiento de un dolor de muela ; al no finalizar las tareas que me propongo y así en todas las actividades que realizamos para cumplir nuestras metas u objetivos.

Encontrar la razón "Causa" a través de los efectos y al cuestionarnos no una sino 5 veces,  hace que reflexionemos y a su vez seamos conscientes de los desencadenantes o inductores  de la situación o problema

Estamos acostumbrados a ver el resultado o las cifras pero considero que los hechos son más importantes, cuando nos surge un problema debemos buscar las causas minuciosamente de lo contrario las acciones que tomemos pueden no ser la solución

Repetir el por que 5 veces, nos ayudará a descubrir la raíz del problema y a corregirlo, detrás de los síntomas más obvios se esconde la causa real del problema y la correlación entre ellos.

5W significan, cinco por qué, repitiendo por qué cinco veces, la naturaleza del problema y su solución o el como, se designan como 1H.

Así que:

5 W = 1H


miércoles, 27 de mayo de 2015

Las 5S una herramienta personal para iniciar el cambio constante y duradero


En general nos desarrollamos en organizaciones u organismos que se componen de sistemas y estos sistemas nos permiten organizarnos en procesos que a su vez estos procesos son conectados por un flujo de  actividades.

Nosotros participamos descomponiendo los procesos en sub-procesos a través del conjunto de actividades y para ello necesitamos elegir uno de los  5 tipos o formas de proceso: 

1.- Tipo Proyecto o flujo disperso (Proceso único de gran complejidad)  
2.- Tipo Taller o flujo irregular desconectado, 
3.- Tipo Discontinuo o flujo regular desconectado,  
4.- Tipo Línea de montaje o flujo lineal conectado, 
5.- Tipo Planta procesadora o flujo continuo automatizado 

Un ejemplo del tipo 1 es nuestro proyecto vital, es único y complejo por ser un flujo disperso donde necesitamos muchas entradas o fuentes que podríamos llamar materia prima, en el tipo 2  podríamos trabajar de la misma forma como trabaja un taller mecánico donde arreglamos el coche por sistemas  o el tipo 4 una linea de montaje de coches como puede ser la de Seat.

frecuentemente nos encontramos con situaciones que nos dificultan conseguir los logros y los resultados , Esta distancia entre lo que deseamos y lo que realmente conseguimos lograr viene generado por:

- El tipo de proceso que elegimos para trabajar o para conseguir nuestros deseos o propósitos 

o por:

- La falta de estrategia
- La falta de acción
- La falta de constancia
- La falta de gestión 

 Es una práctica común tenerlo todo en la cabeza y utilizar una agenda como recordatorio, pero esta demostrado que si  planificamos desde los logros hasta lo que deseamos, es decir en sentido inverso del flujo y descomponemos el proceso en metas podremos definir claramente el objetivo, es decir dejaremos de tenerlo todo en la cabeza y empezaremos a planificar analógica o digitalmente para erradicar el sistema de gestión llamado " el Bombero" o apaga fuegos que podemos denominarlo " improvisación" o carencia de planificación

La improvisación genera una sensación de estar ocupado en muchas actividades pero y al final del día  no saber que se ha logrado y que si vendiesen tiempo estaríamos dispuesto a pagarlo a cualquier precio 
   
Efectivamente es el tiempo y su gestión  una de las competencias claves en la consecución de nuestra misión y está necesitamos descomponerla en:

- Objetivos
- Metas
- Actividades
- Planes de acción
- Tareas y
- Operaciones



Es un largo camino hasta llegar a lograr lo que nos hemos propuesto y para ello necesitamos a la programación no solo es suficiente con planificar, hay que programar.

Una de las herramientas que utilizo en los procesos de desarrollo, aprendizaje y mejora continua son las llamadas 5 S


Las 5´S son una herramienta del sistema de producción Toyota que nos van a ayudar, entre otras cosas, a mejorar la forma y el fondo de nuestro trabajo, a reducir la presión y el estrés y a desarrollar un  ambiente de  de trabajo para conseguir hacer  lo que nos proponemos de una manera más agradable y segura 

Las 5S son un programa de trabajo que consiste en desarrollar actividades  con una secuencia que nos permite conseguir el ambiente propicio para generar el cambio continuo y en consecuencia poder ir escalando los niveles hasta la excelencia y poder generar procesos de valor.

Solo tienes que activarlo, ponerlo en funcionamiento en la secuencia correcta y sin vuelta atrás y los resultados de mejora sean grandes o pequeños  te pueden sorprender, solo depende de ti.

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la dirección de conseguir la organización, selección y clasificación, el orden, la limpieza, la estandarización, la detección de las irregularidades, la disciplina y mejora continua.

1.- Sieri / organización, selección y clasificación, 
2.- Seiton / el orden, 
3.- Seiso / la limpieza, 
4.- Seiketsu / la estandarización y detección de las irregularidades y 
5.- Shitsuke / la disciplina y mejora continua.


Recomiendo profundizar en esta herramienta que parece  conceptualmente sencillas y por no requerir que se imparta una formación compleja a toda la plantilla, ni de expertos que posean conocimientos sofisticados, eso sí es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada en el orden establecido.
Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

Si piensas que es fácil solo tienes que comenzar, hasta la próxima ya me contarás...

martes, 26 de mayo de 2015

La teoría de los dos factores ¿Qué te motiva? ¿ Qué te incentiva?



¿Qué te incentiva? ¿Qué te motiva?

La Teoría de los dos factores es una teoría formulada por Frederick Herzberg para explicar mejor el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas.

La satisfacción que es principalmente el resultado de los factores de motivación. Estos factores ayudan a aumentar la satisfacción del individuo pero tienen poco efecto sobre la insatisfacción.

La insatisfacción es principalmente el resultado de los factores de higiene. Si estos factores faltan o son inadecuados, causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción a largo plazo.

Las personas pretenden:

- Evitar el daño, las incomodidades que son las necesidades primarias
- Maximizar nuestras posibilidades, necesidades de desarrollo, de crecimiento psicológico

Factores de higiénicos (Favorecen a las condiciones de trabajo y evitan la insatisfacción)
- Sueldo y beneficios empresariales
- Política de la empresa y su organización
- Relaciones con los superiores y los compañeros de trabajo
- Ambiente físico
- Supervisión
- Status
- Seguridad 
- Vida privada

Factores Motivadores ( Favorecen el desarrollo personal y la satisfacción)
- Logros y realización
- Reconocimiento
- Independencia laboral
- Responsabilidad

- Promoción
- El trabajo en si mismo

Es importante que sepamos diferenciar entre incentivarnos (Estimular para que algo se acreciente o aumente) donde el resultado genera movimiento a corto plazo. ó motivarnos (Disponer del ánimo para proceder de un determinado modo) es cuando nuestro motor propio se pone en funcionamiento para querer hacer lo que hacemos...









lunes, 11 de mayo de 2015

7 peligros de la virtud humana



Somos lo que pensamos, los supuestos básicos y las creencias. En definitiva, elegimos pensar y actuar de un modo u otro, según creamos que son las personas y las cosas.

Las creencias son estructuras de pensamiento, elaboradas y arraigadas a lo largo del aprendizaje, que sirven para explicarnos la realidad y que preceden a la configuración de nuestros valores.

Por ejemplo:

" No tener tiempo es signo de éxito en la vida"

" Lo importante es el resultado inmediato no el proceso de mejora"

La relación entre creencias y valores es muy estrecha, por eso el desaprendizaje de creencias es esencial para replantear los valores y cambiar nuestras conductas.

Creencias - Valores - Normas - Actitudes - Conductas - Resultados

La virtud es un concepto muy valioso y determinante para impulsar el cambio: El valor, la fuerza,  el vigor,  el poder, la actividad para causar o producir

¿Cuales son los peligros de la virtud humana?

Se le atribuye a Mahatma Gandhi los 7 peligros de la virtud humana

"Un cambio en lo general, requiere un cambio en lo particular" Mahatma Gandhi

1.- Riqueza sin trabajo
2.- Placer sin conciencia
3.- Conocimiento sin carácter
4.- Negocio sin ética
5.- Ciencia sin humanidad
6.- Religión sin sacrificio
7.- Política sin principios

domingo, 10 de mayo de 2015

Las “cinco grandes” dimensiones de la personalidad


Las “cinco grandes” dimensiones de la personalidad

Puedes identificar tus cinco dimensiones de la personalidad, es un buen punto de partida para el autoconocimiento, a su vez le puedes decir a tus conocidos que te identifiquen y así poder conseguir más información de ti mismo.

yo soy...

Neuroticismo (personas ansiosas, inseguras)
versus
Estabilidad emocional (personas calmadas y satisfechas)

Extraversión (personas sociables, apasionadas, habladoras)
versus
Introversión (personas reservadas y retraídas)

Apertura a la experiencia (personas imaginativas, de variedad)
versus
Rutina (personas prácticas, conformistas)

Simpatía (personas tiernas, cooperadoras)
versus
Rudeza (personas desconfiadas, egoístas)

Responsabilidad (personas organizadas, cuidadosas)
versus 
impulsividad (personas descuidadas, desorganizadas)