miércoles, 19 de octubre de 2011

La resolución de problemas y su ciclo

La resolución de problemas y su ciclo

Ciclo de resolución de problemas (Rampersad, 2003)

La resolución sintomática de problemas abarca un proceso cíclico y dividido por etapas que consta de 9 pasos.

1.- Plantear el problema medidas de actuación

2.-Especificar el problema

3.- Hacer un listado de las posibles causas

4.- Comprobar las posibles causas

5.- Determinar la causa correcta

6.- Generar soluciones para el problema, medidas de actuación

7.- Determinar que solución elimina ca causa

8.- Implantar la solución

9.- Comprobar el problema medidas de actuación  

Los dos primeros pasos están relacionados con la definición del problema, lo primero es conformar un equipo de mejora y tratar de definir el problema como equipo. Una definición precisa del problema es esencial para hallar la causa exacta por la que se puede generar una solución eficaz. 

El equipo debe describir el problema de forma clara, donde ocurre, y cuales son los aspectos más destacados, obtener cuanta más información cruzando fuentes, tales como resultado de encuestas de clientes, reclamaciones de clientes, procesos de actuación relacionados con datos, el intercambio de opinión con clientes externos. Se reune toda la información, se analiza, se definen los limites de las áreas problemáticas, se define el problema de la manera más concreta posible, se define la situación final ideal u objetivos. 

Se discute con el responsable del problema para obtener una descripción precisa, se utilizan las técnicas adecuadas 

Una definición inexacta del problema puede llevar a tomar soluciones que no sean eficaces, sin embargo una definición acertada identifica las características el problema, determina sus consecuencias, y se basa en la diferencia de la situación actual y en la que deberíamos tener, y consiste en una medida global al problema: con que frecuencia ocurre, cuantos hay, cuando sucede  

Las cinco preguntas clave:

Cuando, donde, que, quien, porque, garantizan que todas las cuestiones relevantes se planteen  

Preguntas relevantes:

Cuando ocurre el problema

Cuándo apareció por primera vez

Donde ocurre

En que necesitamos una solución

Cual es el problema

Cuales son las causas

Cuales son sus límites

Que lo provocó

Quien se ocupa del problema en la actualidad

Quien es el responsable de encontrar la solución

Por que ocurre por que se debe solucionar. 

Para poder encontrar una definición precisa del problema es importante saber como se lleva el proceso a la práctica en la actualidad. 

Es necesario:

-Plasmar el problema en diagramas o esquemas

-En los esquemas se deben plasmar todas las etapas desde el primer paso hasta la finalización 

Una vez definido el problema es importante hacer un inventario de las causas primarias u orígenes, comprobar las causas y fijar la causa correcta. Esta fase pretende reflejar la mayor parte de las causas posibles del problema y extraer de ellas las causas principales

La recolección de datos en todas las partes y puntos claves del proceso, se llevan a cabo a través de técnicas ilustrativas tales como diagramas de espina, gráficos, diagrama de pareto, e histogramas entre otros para visualizar lo que esta pasando 

Generar soluciones al problema, determinar que soluciones, eliminan las causas e implantarlas con las siguientes fases, en el ciclo de resolución de problemas, el objetivo es generar soluciones posibles que resuelvan las causas primarias de los problemas lo que dará lugar a una mayor satisfacción por parte del cliente. 

Se debe organizar una sesión de tormentas de ideas (Brainstorming) usando los datos obtenidos en las fases previas y crear una lista extensa de posibles soluciones para después evaluarlas y elegir las que tenga mayor posibilidad de éxito y la más adecuada para solucionar el problema. 

Planear la solución propuesta, considerando las consecuencias 

Implantar la solución 

Es importante comunicar a todas las partes involucradas la solución propuesta, hacer planes que sean claros, diseñar procedimientos, identificar obstáculos para la implantación, considerar todos los recursos materiales

La última fase es la verificación de la desaparición del problema

Medir la eficiencia de la solución implantada 

Fuente: TPS (Rampersad, 2003)

viernes, 7 de octubre de 2011

Conocer tu ritmo cirquediano o reloj biológico te ayudará a gestionar mejor el tiempo

Conocer tu ritmo cirquedianos o reloj biológico te ayudará a gestionar mejor el tiempo

El conocimiento de los ritmos cirquedianos o reloj biológico nos ayudaran a encontrar periodos de alto rendimiento y concentración que nos atudarán a gestionar de manera más eficaz nuestro tiempo.

Todos tenemos ritmos cirquedianos o reloj biológico y lo podemos utilizarlos en nuestro beneficio.

Influenciados por el ciclo diurno de luz y oscuridad y regulado por la secreción de una hormona llamada melatonina en la glándula  pineal, en respuesta a la luz captada por el ojo.

Afecta a aspectos fisiológicos de nuestro funcionamiento como:

- la temperatura corporal
- Presión arterial que llega al punto más álgido al despertarnos
- La testosterona alcanza su mayor nivel a la mañana
- El estado de máxima alerta hacia las 10 de la mañana
- la mejor coordinación a las 2 de la tarde
- los tiempos de reacción más tarde hacia las 3 de la tarde
- El momento de la máxima potencia cardiovascular y muscular hacia las 5 de la tarde
- La secreción de melatonina empieza a las 9 de la noche en respuesta de la disminución de la luz
- El sueño más profundo hacia las 2 de la madrugada
- La temperatura corporal mínima mientras dormimos hacia las 4 de la mañana

Afecta a algunas funciones corporales como por ejemplo el movimientos del intestino grueso se paralizan por la noche y se activan por la mañana

Somos mamíferos diurnos, adaptados a funcionar de día y a dormir de noche y necesitamos dormir. Aunque dentro de este funcionamiento diurno hay mucha variedad de matices entre unas personas y otras, al parecer geneticamente determinados

Unas están más despiertas a primera hora y otras a última, por ejemplo el Jet Lag cuando volamos a través de varios husos horarios a mayor distancia más nos afecta no nos afecta no a todos por igual por nuestro cronotipo (cada persona tiene sus propias peculiaridades de funcionamiento dentro de los parámetros definidos por sus ritmos circadianos. Estudios han demostrado que nuestro reloj circadiano puede tener un impacto decisivo sobre la función de la memoria.

Cuando uno envejece se degradan su sistema circadiano y perder el ritmo puede ser la razón de problemas de memoria a corto plazo evidentemente esto supone un coste y estoy caso seguro que interfiere en el aprendizaje de las cosas.

El ciclo sueño / vigilia es importante para todos en mayor o menor medida.

Es importante y clave para gestionar tu tiempo, tus actividades y proyectos, saber cuando se funciona mejor y se está más alerta a cierta hora del día y así concentrar en ella las tareas o actividades que requieran más concentración o las más importantes.

No solamente conseguirás realizar más cosas, sino que fortalecerás la capacidad de concentración, circunstancia aprovechable en otros momentos en los que la alerta sea menor, y las distracciones mayores.

Los tres tipos de personas:

- Los Gallos
- Los burros
- Los búhos

- Los Gallos son las personas madrugadoras, las que saltan de la cama y entran en acción rápidamente, generalmente a estas personas se les hace facíl hacer ejercicio a primera hora de la mañana. (estas personas a las 11 de la noche ya están en cama)

- Los Burros son personas que se activan cuando todo el mundo quieren dormir la siesta, se activan a partir de las 1 de la tarde y aprovechan esa hora para ir a hacer deporte (estas personas a las 12 de la noche están en cama)

- Los Búhos son las personas nocturnas, esas que a las 7 de la noche necesitan cerrar los ojos 5 min para activarse, son hiper productivos al finalizar el día y se acuestan casi a las 2 de la madrugada, este tipo de personas les gusta hacer ejercicio después del trabajo

¿Y tú, Qué clase de animal eres? ninguno es mejor que el otro recuerda que es algo genético, la clave está en identificar tu reloj biológico y ponerlo a funcionar en tu beneficio propio.

Intenta realizar las actividades y tareas que requieran mayor concentración en la franja horaria que más te favorezca.

Ej: Cuando negocio o tengo una reunión importante la intento convocar a la hora de máximo rendimiento, la mayoría de las veces lo logro otras no pero soy conciente cuando estoy fuera de mis horarios de máxima productividad y me ayuda. Aparte las tareas o actividades rutinarias las realizo en los horarios de baja concentración

No tiene sentido ponerse a hacer algo que exija mucha concentración cuando se tiene todo en contra, porque en esas circunstancias, las posibilidades de éxito tienden a cero, igual que la motivación.

y recuerda que el problema no es el tiempo, el tiempo es un recurso que tenemos a nuestra disposición, el problema somos cada uno de nosotros que debemos saber utilizarlo en el momento adecuado 

martes, 4 de octubre de 2011

La gestión eficaz del tiempo


La gestión eficaz del tiempo

"No te preocupes por el tiempo, ocúpate del tiempo"

Gestionar eficazmente el tiempo es vital para el ejercicio de la función de un gestor, ejecutivo, directivo o líder, pues a través de la misma podremos facilitar que otras tareas se efectúen con éxito. Así, por ejemplo la tarea de elaborar la estrategia de la empresa tendrá más posibilidades de conseguir los objetivos establecidos si lideramos el tiempo.

Liderar el tiempo es ir más allá de la gestión del tiempo. Gestionar el tiempo es hacer las cosas bien, en cambio liderar el tiempo es hacer lo correcto.

Para hacer lo correcto hay que saber qué es lo correcto en cada momento y tomar decisiones. Este proceso puede verse  perjudicado por una inexistente o una ineficaz gestión del tiempo, con todos los riesgos que conlleva para la empresa y para el líder del proyecto el cumplimiento de los objetivos establecidos. En el caso del ejemplo el cumplimiento de un plan estratégico marcado

El tiempo como recurso

Muchos de nosotros nos hemos sentido agobiados por lo que llamamos falta de tiempo. Expresiones como no tengo tiempo o necesito más tiempo son comunes en nuestro vocabulario, no sólo en el ambiente laboral también en nuestra vida diaria.

¿Quien no ha tenido la necesidad de alargar su jornada laboral para finalizar una actividad programada? sin embargo, son principalmente aquéllos que desarrollan funciones de liderazgo y desempeñan tareas que suponen ejercicio de responsabilidad los que perciben de manera más clara el recurso tiempo como un bien escaso.

Si hacemos un mal aprovechamiento del tiempo aparecen los síntomas de estrés, los agobios y la apariencia de contar con menos tiempo. Sin embargo, conviene citar ciertas características del recurso tiempo que nos harán reflexionar y nos llevarán a buscar fórmulas para gestionar de una manera más útil este bien escaso.

- No es almacenable
- Es equitativo, todos absolutamente todos contamos con el mismo tiempo
- Es limitado o limitante
- Es indispensable, insustituible, irreversible, inexorable y no se puede detener

Habitualmente percibimos el tiempo de manera imperfecta. Tenemos un sentido del tiempo subjetivo. Cuando el caudal de actividades para desarrollar es pequeño parece que contamos con mucho tiempo. Sin embargo, cuando las actividades que tenemos que realizar son muchas, parece como si el tiempo fuese elástico y tuviésemos menos.

al hacer esta reflexión, y teniendo en cuenta las características del recurso tiempo, nos vemos en la necesidad de gestionarlo para obtener mejores resultados

Todas y cada una de las actividades que realizamos, tanto en nuestra vida personal como profesional, se presuponen como importantes para nosotros, pero hemos de aprender a discernir entre las más importantes y las menos importantes. también es necesario recordar que existen actividades que consideramos urgentes y que tenemos que realizar de manera inmediata. Muchas veces llegan a ser urgentes por la mala gestión del valor tiempo, por venir rebotadas de nuestros colaboradores, o incluso, a las relaciones que mantenemos con nuestros clientes ya sean externos o internos.

Casi todas nuestras actividades más importantes están relacionadas con las oportunidades, mientras que las actividades urgentes guardan relación con los problemas. Tal es así, que podríamos decir que las actividades urgentes nos impiden llevar a cabo de manera eficaz las que consideramos más importantes

La gestión del tiempo se basa en la planificación y programación de las actividades y no en la gestión del tiempo propiamente dicha.

domingo, 2 de octubre de 2011

Horas altas, Horas bajas. Aprovecha tu energía



Hay que saber intercalar actividades de mayor y menor complejidad.

Unas personas realizan las actividades más complejas primero (los occidentales); otros realizan primero las más simples (Los orientales); otros buscan las actividades llamadas cuello de botella. 

Lo importante es conocerse y saber los períodos de mayor energía, trabajar al 100% durante todo el día no es posible.

A veces trabajamos como si fuésemos unas máquinas de rendimiento constante.

actuamos como si cualquier momento del día fuera bueno para cualquier actividad. Pero ni nuestro organismo ni nuestra mente tienen un rendimiento uniforme. Tenemos horas altas y otras que no lo son tanto.

Saber cuando rendimos más nos ayuda a ordenar nuestras actividades, a evitar los errores y las perdidas de tiempo.

Si utilizamos nuestras mejores horas para realizar aquellas tareas que son más importantes, más complejas y que requieren más atención, nuestra productividad aumentará de manera ostensible. Hacemos más y los resultados son mejores.

En la programación diaria, el correo, las lecturas profesionales, las llamadas telefónicas e incluso el despacho con colaboradores más próximos, pueden intercalarse con actividades que implican mayor tensión y esfuerzo intelectual.

Permitiran atender mejor a unas y a otras, alternar diferentes grados de tensión y de relativo aburrimiento.

Lo que si es importante es destinar un espacio de tiempo al día, donde no atiendas llamadas, ni visitas ni hablar con nadie... Sí literalmente aislarse para evitar interrupciones 

Si no tienes una persona que filtre las llamadas y las visitas, deja que el contestador automatico haga su trabajo y cierra la puerta de tu despacho o de tu sitio especial

Durante una hora tranquilo se hace el trabajo de tres horas normales repletas de interrupciones e imprevistos, aunque no seas tan productivo a la mañana hazlo a primera hora que es cuando previsiblemente hay menos interrupciones, en caso de ser más productivo a la tarde noche hazlo a última hora.