Las 5S una herramienta personal para iniciar el cambio constante y duradero

En general nos desarrollamos en organizaciones u organismos que se componen de sistemas y estos sistemas nos permiten organizarnos en procesos que a su vez estos procesos son conectados por un flujo de  actividades.

Nosotros participamos descomponiendo los procesos en sub-procesos a través del conjunto de actividades y para ello necesitamos elegir uno de los  5 tipos o formas de proceso: 

1.- Tipo Proyecto o flujo disperso (Proceso único de gran complejidad)  
2.- Tipo Taller o flujo irregular desconectado, 
3.- Tipo Discontinuo o flujo regular desconectado,  
4.- Tipo Línea de montaje o flujo lineal conectado, 
5.- Tipo Planta procesadora o flujo continuo automatizado 

Un ejemplo del tipo 1 es nuestro proyecto vital, es único y complejo por ser un flujo disperso donde necesitamos muchas entradas o fuentes que podríamos llamar materia prima, en el tipo 2  podríamos trabajar de la misma forma como trabaja un taller mecánico donde arreglamos el coche por sistemas  o el tipo 4 una linea de montaje de coches como puede ser la de Seat.

frecuentemente nos encontramos con situaciones que nos dificultan conseguir los logros y los resultados , Esta distancia entre lo que deseamos y lo que realmente conseguimos lograr viene generado por:

- El tipo de proceso que elegimos para trabajar o para conseguir nuestros deseos o propósitos 

o por:

- La falta de estrategia
- La falta de acción
- La falta de constancia
- La falta de gestión 

 Es una práctica común tenerlo todo en la cabeza y utilizar una agenda como recordatorio, pero esta demostrado que si  planificamos desde los logros hasta lo que deseamos, es decir en sentido inverso del flujo y descomponemos el proceso en metas podremos definir claramente el objetivo, es decir dejaremos de tenerlo todo en la cabeza y empezaremos a planificar analógica o digitalmente para erradicar el sistema de gestión llamado " el Bombero" o apaga fuegos que podemos denominarlo " improvisación" o carencia de planificación

La improvisación genera una sensación de estar ocupado en muchas actividades pero y al final del día  no saber que se ha logrado y que si vendiesen tiempo estaríamos dispuesto a pagarlo a cualquier precio 
   
Efectivamente es el tiempo y su gestión  una de las competencias claves en la consecución de nuestra misión y está necesitamos descomponerla en:

- Objetivos
- Metas
- Actividades
- Planes de acción
- Tareas y
- Operaciones

Es un largo camino hasta llegar a lograr lo que nos hemos propuesto y para ello necesitamos a la programación no solo es suficiente con planificar, hay que programar.

Una de las herramientas que utilizo en los procesos de desarrollo, aprendizaje y mejora continua son las llamadas 5 S


Las 5´S son una herramienta del sistema de producción Toyota que nos van a ayudar, entre otras cosas, a mejorar la forma y el fondo de nuestro trabajo, a reducir la presión y el estrés y a desarrollar un  ambiente de  de trabajo para conseguir hacer  lo que nos proponemos de una manera más agradable y segura 

Las 5S son un programa de trabajo que consiste en desarrollar actividades  con una secuencia que nos permite conseguir el ambiente propicio para generar el cambio continuo y en consecuencia poder ir escalando los niveles hasta la excelencia y poder generar procesos de valor.

Solo tienes que activarlo, ponerlo en funcionamiento en la secuencia correcta y sin vuelta atrás y los resultados de mejora sean grandes o pequeños  te pueden sorprender, solo depende de ti.

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la dirección de conseguir la organización, selección y clasificación, el orden, la limpieza, la estandarización, la detección de las irregularidades, la disciplina y mejora continua.

1.- Sieri / organización, selección y clasificación, 
2.- Seiton / el orden, 
3.- Seiso / la limpieza, 
4.- Seiketsu / la estandarización y detección de las irregularidades y 
5.- Shitsuke / la disciplina y mejora continua.

Recomiendo profundizar en esta herramienta que parece  conceptualmente sencillas y por no requerir que se imparta una formación compleja a toda la plantilla, ni de expertos que posean conocimientos sofisticados, eso sí es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada en el orden establecido.

Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

Si piensas que es fácil solo tienes que comenzar, hasta la próxima ya me contarás...

¡Hágalo! ¡Tráguese ese sapo!

La clave de la felicidad, de la satisfacción, del gran éxito y de una maravillosa sensación de poder personal y de eficacia es desarrollar el hábito de tragarse su sapo como primera cosa todos los días cuando empiece a trabajar.

Por fortuna ésta es una habilidad que puede adquirir mediante la repetición. Y cuando desarrolla el hábito de empezar su tarea más importante antes de cualquier otra cosa, el éxito está garantizado. He aquí un sumario de los veintiún grandes modos de acabar con la postergación de las decisiones y de terminar de hacer más cosas más rápidamente. Estudie estas reglas y principios regularmente hasta que se fijen firmemente en sus pensamiento y acciones.

1. Ponga la mesa: Decida exactamente qué quiere. La claridad es esencial. Escriba sus objetivos y metas antes de empezar.

2. Planifique cada día con antelación: Piense sobre papel. Cada minuto que ocupa en planificar puede ahorrarle cinco o diez minutos en la ejecución.

3. Aplique a todo la regla del 80/20: El 20 por ciento de sus actividades vale el 80 por ciento de sus resultados. Concentre siempre sus esfuerzos en el 20 por ciento superior.

4. Estudie las consecuencias: Sus tareas y prioridades más importantes son aquellas que pueden tener más serias consecuencias, positivas o negativas, en su vida y su trabajo. Concéntrese sobre todo en ellas.

5. Practique continuamente el método ABCEDE: Antes de empezar a trabajar en una lista de tareas, concédase unos momentos para organizarlas según su valor y prioridad para que esté seguro de trabajar en sus actividades más importantes.

6. Céntrese en áreas claves de resultados: Identifique y determine los resultados necesarios para hacer bien su trabajo, y trabaje todo el día en ellos.

7. Obedezca la ley de la eficiencia obligada: Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo bastante para hacer las cosas más importantes. ¿Cuáles son?

8. Prepárese concienzudamente antes de empezar: La adecuada preparación previa evita el rendimiento pobre.

9. Haga sus deberes: Mientras más sepa de sus tareas clave, con mayor prontitud las va a empezar y las terminará antes.

10. Refuerce sus talentos especiales: Determine con exactitud qué hace muy bien o que podría hacer muy bien y entréguese de corazón a hacer esas cosas específicas muy pero que muy bien.

11. Identifique sus obstáculos clave: Determine los atascos internos o externos que deciden la velocidad con que logra sus objetivos más importantes y concéntrese en aligerarlos.

12. Ponga un ladrillo después de otro: Puede completar los trabajos mayores y más complicados sólo si lo hace paso a paso.

13. Presiónese a sí mismo: Imagine que tiene que marcharse por un mes de la ciudad y trabaje como si tuviera que completar todas sus tareas importantes antes de marcharse.

14. Optimice sus poderes personales: Identifique sus períodos diarios de mayor energía mental y física y estructure sus tareas más importantes y exigentes para realizarlas en esos períodos. Descanse lo suficiente para poder desempeñarse del mejor modo.

15. Motívese para la acción: Sea su propio animador. Busque lo bueno en cada situación. Céntrese en la solución más que en el problema. Sea siempre optimista y constructivo.

16. Practique la postergación creativa: Como no puede hacer todo, debe aprender a postergar deliberadamente aquellas tareas de bajo valor para así disponer de tiempo suficiente para hacer las pocas cosas que verdaderamente cuentan.

17. Haga primero la tarea más difícil: Empiece cada día por la tarea más difícil, aquella que le puede aportar más a usted y a su trabajo, y persevere en ella hasta completarla.

18. Divida la tarea: Divida las tareas grandes y complejas en segmentos y después haga una parte pequeña de la tarea.

19. Créese lapsos amplios de tiempo: Organice sus días en torno de amplios lapsos de tiempo en que se pueda concentrar en sus tareas más importantes.

20. Desarrolle un sentido de urgencia: Adquiera el hábito de avanzar rápido en sus tareas clave. Dese a conocer por ser una persona que hace las cosas bien y rápidamente.

21. Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo: Establezca prioridades claras, empiece de inmediato por la tarea más importante y después trabaje sin interrupciones hasta que el trabajo esté completo en un 100 por ciento. Esta es la verdadera clave del alto rendimiento y de la máxima productividad personal.

Adopte la decisión de practicar estos principios cada día hasta que se conviertan en su segunda naturaleza. 

Con estos hábitos de administración personal como rasgos permanentes de su personalidad su futuro no tendrá límites.

¡Hágalo! ¡Tráguese ese sapo!