La resolución de problemas y su ciclo

Ciclo de resolución de problemas (Rampersad, 2003)

La resolución sintomática de problemas abarca un proceso cíclico y dividido por etapas que consta de 9 pasos.

1.- Plantear el problema medidas de actuación

2.-Especificar el problema

3.- Hacer un listado de las posibles causas

4.- Comprobar las posibles causas

5.- Determinar la causa correcta

6.- Generar soluciones para el problema, medidas de actuación

7.- Determinar que solución elimina ca causa

8.- Implantar la solución

9.- Comprobar el problema medidas de actuación  

Los dos primeros pasos están relacionados con la definición del problema, lo primero es conformar un equipo de mejora y tratar de definir el problema como equipo. Una definición precisa del problema es esencial para hallar la causa exacta por la que se puede generar una solución eficaz. 

El equipo debe describir el problema de forma clara, donde ocurre, y cuales son los aspectos más destacados, obtener cuanta más información cruzando fuentes, tales como resultado de encuestas de clientes, reclamaciones de clientes, procesos de actuación relacionados con datos, el intercambio de opinión con clientes externos. Se reune toda la información, se analiza, se definen los limites de las áreas problemáticas, se define el problema de la manera más concreta posible, se define la situación final ideal u objetivos. 

Se discute con el responsable del problema para obtener una descripción precisa, se utilizan las técnicas adecuadas 

Una definición inexacta del problema puede llevar a tomar soluciones que no sean eficaces, sin embargo una definición acertada identifica las características el problema, determina sus consecuencias, y se basa en la diferencia de la situación actual y en la que deberíamos tener, y consiste en una medida global al problema: con que frecuencia ocurre, cuantos hay, cuando sucede  

Las cinco preguntas clave:

Cuando, donde, que, quien, porque, garantizan que todas las cuestiones relevantes se planteen  

Preguntas relevantes:

Cuando ocurre el problema

Cuándo apareció por primera vez

Donde ocurre

En que necesitamos una solución

Cual es el problema

Cuales son las causas

Cuales son sus límites

Que lo provocó

Quien se ocupa del problema en la actualidad

Quien es el responsable de encontrar la solución

Por que ocurre por que se debe solucionar. 

Para poder encontrar una definición precisa del problema es importante saber como se lleva el proceso a la práctica en la actualidad. 

Es necesario:

-Plasmar el problema en diagramas o esquemas

-En los esquemas se deben plasmar todas las etapas desde el primer paso hasta la finalización 

Una vez definido el problema es importante hacer un inventario de las causas primarias u orígenes, comprobar las causas y fijar la causa correcta. Esta fase pretende reflejar la mayor parte de las causas posibles del problema y extraer de ellas las causas principales

La recolección de datos en todas las partes y puntos claves del proceso, se llevan a cabo a través de técnicas ilustrativas tales como diagramas de espina, gráficos, diagrama de pareto, e histogramas entre otros para visualizar lo que esta pasando 

Generar soluciones al problema, determinar que soluciones, eliminan las causas e implantarlas con las siguientes fases, en el ciclo de resolución de problemas, el objetivo es generar soluciones posibles que resuelvan las causas primarias de los problemas lo que dará lugar a una mayor satisfacción por parte del cliente. 

Se debe organizar una sesión de tormentas de ideas (Brainstorming) usando los datos obtenidos en las fases previas y crear una lista extensa de posibles soluciones para después evaluarlas y elegir las que tenga mayor posibilidad de éxito y la más adecuada para solucionar el problema. 

Planear la solución propuesta, considerando las consecuencias 

Implantar la solución 

Es importante comunicar a todas las partes involucradas la solución propuesta, hacer planes que sean claros, diseñar procedimientos, identificar obstáculos para la implantación, considerar todos los recursos materiales

La última fase es la verificación de la desaparición del problema

Medir la eficiencia de la solución implantada 

Fuente: TPS (Rampersad, 2003)

Conocer tu ritmo cirquediano o reloj biológico te ayudará a gestionar mejor el tiempo

El conocimiento de los ritmos cirquedianos o reloj biológico nos ayudaran a encontrar periodos de alto rendimiento y concentración que nos atudarán a gestionar de manera más eficaz nuestro tiempo.

Todos tenemos ritmos cirquedianos o reloj biológico y lo podemos utilizarlos en nuestro beneficio.

Influenciados por el ciclo diurno de luz y oscuridad y regulado por la secreción de una hormona llamada melatonina en la glándula  pineal, en respuesta a la luz captada por el ojo.

Afecta a aspectos fisiológicos de nuestro funcionamiento como:

- la temperatura corporal
- Presión arterial que llega al punto más álgido al despertarnos
- La testosterona alcanza su mayor nivel a la mañana
- El estado de máxima alerta hacia las 10 de la mañana
- la mejor coordinación a las 2 de la tarde
- los tiempos de reacción más tarde hacia las 3 de la tarde
- El momento de la máxima potencia cardiovascular y muscular hacia las 5 de la tarde
- La secreción de melatonina empieza a las 9 de la noche en respuesta de la disminución de la luz
- El sueño más profundo hacia las 2 de la madrugada
- La temperatura corporal mínima mientras dormimos hacia las 4 de la mañana

Afecta a algunas funciones corporales como por ejemplo el movimientos del intestino grueso se paralizan por la noche y se activan por la mañana

Somos mamíferos diurnos, adaptados a funcionar de día y a dormir de noche y necesitamos dormir. Aunque dentro de este funcionamiento diurno hay mucha variedad de matices entre unas personas y otras, al parecer geneticamente determinados

Unas están más despiertas a primera hora y otras a última, por ejemplo el Jet Lag cuando volamos a través de varios husos horarios a mayor distancia más nos afecta no nos afecta no a todos por igual por nuestro cronotipo (cada persona tiene sus propias peculiaridades de funcionamiento dentro de los parámetros definidos por sus ritmos circadianos. Estudios han demostrado que nuestro reloj circadiano puede tener un impacto decisivo sobre la función de la memoria.

Cuando uno envejece se degradan su sistema circadiano y perder el ritmo puede ser la razón de problemas de memoria a corto plazo evidentemente esto supone un coste y estoy caso seguro que interfiere en el aprendizaje de las cosas.

El ciclo sueño / vigilia es importante para todos en mayor o menor medida.

Es importante y clave para gestionar tu tiempo, tus actividades y proyectos, saber cuando se funciona mejor y se está más alerta a cierta hora del día y así concentrar en ella las tareas o actividades que requieran más concentración o las más importantes.

No solamente conseguirás realizar más cosas, sino que fortalecerás la capacidad de concentración, circunstancia aprovechable en otros momentos en los que la alerta sea menor, y las distracciones mayores.

Los tres tipos de personas:

- Los Gallos
- Los burros
- Los búhos

- Los Gallos son las personas madrugadoras, las que saltan de la cama y entran en acción rápidamente, generalmente a estas personas se les hace facíl hacer ejercicio a primera hora de la mañana. (estas personas a las 11 de la noche ya están en cama)

- Los Burros son personas que se activan cuando todo el mundo quieren dormir la siesta, se activan a partir de las 1 de la tarde y aprovechan esa hora para ir a hacer deporte (estas personas a las 12 de la noche están en cama)

- Los Búhos son las personas nocturnas, esas que a las 7 de la noche necesitan cerrar los ojos 5 min para activarse, son hiper productivos al finalizar el día y se acuestan casi a las 2 de la madrugada, este tipo de personas les gusta hacer ejercicio después del trabajo

¿Y tú, Qué clase de animal eres? ninguno es mejor que el otro recuerda que es algo genético, la clave está en identificar tu reloj biológico y ponerlo a funcionar en tu beneficio propio.

Intenta realizar las actividades y tareas que requieran mayor concentración en la franja horaria que más te favorezca.

Ej: Cuando negocio o tengo una reunión importante la intento convocar a la hora de máximo rendimiento, la mayoría de las veces lo logro otras no pero soy conciente cuando estoy fuera de mis horarios de máxima productividad y me ayuda. Aparte las tareas o actividades rutinarias las realizo en los horarios de baja concentración

No tiene sentido ponerse a hacer algo que exija mucha concentración cuando se tiene todo en contra, porque en esas circunstancias, las posibilidades de éxito tienden a cero, igual que la motivación.

y recuerda que el problema no es el tiempo, el tiempo es un recurso que tenemos a nuestra disposición, el problema somos cada uno de nosotros que debemos saber utilizarlo en el momento adecuado 

La gestión eficaz del tiempo

"No te preocupes por el tiempo, ocúpate del tiempo"

Gestionar eficazmente el tiempo es vital para el ejercicio de la función de un gestor, ejecutivo, directivo o líder, pues a través de la misma podremos facilitar que otras tareas se efectúen con éxito. Así, por ejemplo la tarea de elaborar la estrategia de la empresa tendrá más posibilidades de conseguir los objetivos establecidos si lideramos el tiempo.

Liderar el tiempo es ir más allá de la gestión del tiempo. Gestionar el tiempo es hacer las cosas bien, en cambio liderar el tiempo es hacer lo correcto.

Para hacer lo correcto hay que saber qué es lo correcto en cada momento y tomar decisiones. Este proceso puede verse  perjudicado por una inexistente o una ineficaz gestión del tiempo, con todos los riesgos que conlleva para la empresa y para el líder del proyecto el cumplimiento de los objetivos establecidos. En el caso del ejemplo el cumplimiento de un plan estratégico marcado

El tiempo como recurso

Muchos de nosotros nos hemos sentido agobiados por lo que llamamos falta de tiempo. Expresiones como no tengo tiempo o necesito más tiempo son comunes en nuestro vocabulario, no sólo en el ambiente laboral también en nuestra vida diaria.

¿Quien no ha tenido la necesidad de alargar su jornada laboral para finalizar una actividad programada? sin embargo, son principalmente aquéllos que desarrollan funciones de liderazgo y desempeñan tareas que suponen ejercicio de responsabilidad los que perciben de manera más clara el recurso tiempo como un bien escaso.

Si hacemos un mal aprovechamiento del tiempo aparecen los síntomas de estrés, los agobios y la apariencia de contar con menos tiempo. Sin embargo, conviene citar ciertas características del recurso tiempo que nos harán reflexionar y nos llevarán a buscar fórmulas para gestionar de una manera más útil este bien escaso.

- No es almacenable
- Es equitativo, todos absolutamente todos contamos con el mismo tiempo
- Es limitado o limitante
- Es indispensable, insustituible, irreversible, inexorable y no se puede detener

Habitualmente percibimos el tiempo de manera imperfecta. Tenemos un sentido del tiempo subjetivo. Cuando el caudal de actividades para desarrollar es pequeño parece que contamos con mucho tiempo. Sin embargo, cuando las actividades que tenemos que realizar son muchas, parece como si el tiempo fuese elástico y tuviésemos menos.

al hacer esta reflexión, y teniendo en cuenta las características del recurso tiempo, nos vemos en la necesidad de gestionarlo para obtener mejores resultados

Todas y cada una de las actividades que realizamos, tanto en nuestra vida personal como profesional, se presuponen como importantes para nosotros, pero hemos de aprender a discernir entre las más importantes y las menos importantes. también es necesario recordar que existen actividades que consideramos urgentes y que tenemos que realizar de manera inmediata. Muchas veces llegan a ser urgentes por la mala gestión del valor tiempo, por venir rebotadas de nuestros colaboradores, o incluso, a las relaciones que mantenemos con nuestros clientes ya sean externos o internos.

Casi todas nuestras actividades más importantes están relacionadas con las oportunidades, mientras que las actividades urgentes guardan relación con los problemas. Tal es así, que podríamos decir que las actividades urgentes nos impiden llevar a cabo de manera eficaz las que consideramos más importantes

La gestión del tiempo se basa en la planificación y programación de las actividades y no en la gestión del tiempo propiamente dicha.

Horas altas, Horas bajas. Aprovecha tu energía

Hay que saber intercalar actividades de mayor y menor complejidad.

Unas personas realizan las actividades más complejas primero (los occidentales); otros realizan primero las más simples (Los orientales); otros buscan las actividades llamadas cuello de botella. 

Lo importante es conocerse y saber los períodos de mayor energía, trabajar al 100% durante todo el día no es posible.

A veces trabajamos como si fuésemos unas máquinas de rendimiento constante.

actuamos como si cualquier momento del día fuera bueno para cualquier actividad. Pero ni nuestro organismo ni nuestra mente tienen un rendimiento uniforme. Tenemos horas altas y otras que no lo son tanto.

Saber cuando rendimos más nos ayuda a ordenar nuestras actividades, a evitar los errores y las perdidas de tiempo.

Si utilizamos nuestras mejores horas para realizar aquellas tareas que son más importantes, más complejas y que requieren más atención, nuestra productividad aumentará de manera ostensible. Hacemos más y los resultados son mejores.

En la programación diaria, el correo, las lecturas profesionales, las llamadas telefónicas e incluso el despacho con colaboradores más próximos, pueden intercalarse con actividades que implican mayor tensión y esfuerzo intelectual.

Permitiran atender mejor a unas y a otras, alternar diferentes grados de tensión y de relativo aburrimiento.

Lo que si es importante es destinar un espacio de tiempo al día, donde no atiendas llamadas, ni visitas ni hablar con nadie... Sí literalmente aislarse para evitar interrupciones 

Si no tienes una persona que filtre las llamadas y las visitas, deja que el contestador automatico haga su trabajo y cierra la puerta de tu despacho o de tu sitio especial

Durante una hora tranquilo se hace el trabajo de tres horas normales repletas de interrupciones e imprevistos, aunque no seas tan productivo a la mañana hazlo a primera hora que es cuando previsiblemente hay menos interrupciones, en caso de ser más productivo a la tarde noche hazlo a última hora.

Audite su tiempo durante una semana

Examine y registre cuidadosamente el tiempo que pasa en cada actividad en el transcurso de una semana. Esta evaluación del tiempo de una semana le dará una visión global de cómo emplea su tiempo. Seguir el rastro de sus horas durante una semana no es difícil, y los resultados suelen ser sorprendentes.


Concéntrese en las actividades más importante para usted. En lugar de cubrir todas sus actividades, le convendrá más tener un único objetivo en una categoría que sea especialmente importante para usted.


Audite su tiempo personal además de su tiempo de trabajo. La gestión del tiempo no se ocupa únicamente de trabajar más eficientemente y hacer más cosas. La gestión del tiempo es una herramienta muy útil que le ayudará, además, a conseguir el equilibrio entre su vida personal y laboral. Para entender el conjunto audite el tiempo que pasa fuera del trabajo en un cuadro aparte.


Equilibre su tiempo para conseguir el estilo de vida que desea.

Pasos para auditar su tiempo.

1. Haz un cuadro en Excel. Escriba los días de la semana en las filas. En las columnas escriba la categorías importantes de las tareas a las que dedica su tiempo.
2. Después de completar una actividad, escriba el tiempo que pasó debajo de cada categoría. Por ejemplo, después de una visita de ventas de una hora, escriba ese tiempo en la categoria "ventas".
3. Al final del día y al final de la semana, sume el total de horas que ha pasado en cada categoría.
4. Analice su auditoría. Divida el tiempo total que ha pasado en cada objetivo entre el tiempo total que ha pasado en el trabajo. Anote los resultados en porcentajes.
5. Cree un diagrama circular que muestre visualmente cómo ha empleado su tiempo durante la semana.
6. Después de examinar los resultados de su auditoría, pregúntese ¿Es así como quiero ocupar mi tiempo?

Compare los resultados de su auditoría con sus objetivos

En cuanto tenga una idea de cómo emplea su tiempo, revise los gráficos resultantes con su supervisor. Si se espera de usted que dirija el proceso de planificación, pero se pasa el ochenta por ciento de su tiempo supervisando a otros, su auditoría del tiempo le ayudará a dar el primer paso hacia un objetivo, una discusión importante sobre su función y qué debería estar haciendo.

Definición de conocimiento

El conocimiento, en sus diferentes formas y acepciones, se ha convertido en un factor crítico para explicar la capacidad competitiva de las empresas. Los recursos y capacidades de carácter intangible, cuyo valor trata de aproximar el concepto de Capital Intelectual, están en la base de un nuevo paradigma explicativo sobre la forma en que las organizaciones consiguen alcanzar ventajas competitivas sostenibles.


El aprendizaje puede entenderse como un proceso de alta complejidad que nos conduce a nuevos conocimientos. Desde una perspectiva dinámica, el recurso más valioso de una organización es su capacidad para aprender y así poder modificar su conducta en función de las exigencias del entorno. Kogut y Zander (1992) consideran como dimensión central del análisis competitivo la capacidad de crear y transferir conocimientos de forma eficiente dentro de un contexto organizativo. En consecuencia, el proceso de aprendizaje en las organizaciones, esto es, la forma en que las organizaciones asimilan conocimientos, los transforman internamente y los aplican para ofrecer productos y servicios capaces de satisfacer las necesidades de los mercados, se ha convertido en la clave del éxito y la supervivencia empresarial.


Se trata pues, de un proceso esencial para la supervivencia empresarial, tanto más importante cuanto más complejo y cambiante sea el entorno en que se compite. Así mismo, se analiza la gestión del conocimiento, knowledge management (KM), nuevo paradigma que se interesa por la forma en que las organizaciones gestionan todos sus activos que tienen como base el conocimiento.


Definir el conocimiento dista de ser una tarea sencilla, por lo que una única definición no capta la información del conocimiento. Así, los datos pueden entenderse como un conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos que pueden ser observados, por lo que son fáciles de transmitir y almacenar. Los datos por sí mismos carecen de significado, pero son la materia prima de la información. Drucker (1988) define la información como "datos dotados de relevancia y propósito", es decir la información permite al decisor encontrar respuesta a determinados interrogantes. Dicho de otra forma, los datos se convierten en información cuando adquieren significado para un individuo. A partir de la información adecuada, el receptor de la misma puede actuar y modificar su comportamiento, si bien esta actuación estará siempre sujeta a la interpretación que de la misma se haga, lo que le confiere un carácter subjetivo. La misma información puede adquirir significados distintos para diferentes individuos, en función de sus experiencias y objetivos. El conocimiento requiere avanzar un paso más y se genera a partir de la información, para Liebeskind (1996), "el conocimiento es información cuya validez ha sido establecida mediante algún tipo de prueba", en este sentido, el conocimiento se diferencia de las opiniones, creencias o especulaciones u otros tipos de información no probada".


Otros autores no son tan taxativos y ponen el énfasis en la complejidad del conocimiento. Davenport y Prusak (2001) consideran que, "el conocimiento es una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia queda arraigado no sólo en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales"


Una definición más precisa la ofrecen Nonaka y Takeuchi (1995). Para estos autores, "el conocimiento es una creencia justificada sostenida por un individuo acerca de las relaciones causales entre fenómenos"


En esta definición encontramos de nuevo el matiz de probar o justificar para pasar de la información a conocimiento. Así, el conocimiento establece relaciones de causalidad entre entradas y salidas que tienen un carácter confiable o verdadero, de tal forma que se puede esperar que cuando se repitan las mismas circunstancias se obtendrán los mismos resultados.


Siguiendo con las relaciones de causalidad, podemos considerar que el conocimiento antecede a la acción y, en un proceso continuo y dinámico, las acciones emprendidas y los resultados obtenidos generan nuevos datos e información que pueden alcanzar un nivel de validez como para ser considerados nuevos conocimientos.

Esta secuencia ilustra cómo el conocimiento se genera a través del tiempo mediante la experiencia adquirida y procesada, que, junto a la información absorbida del exterior, permite la creación de nuevos conocimientos. 

¿Cuáles son nuestros objetivos?

"Piensa en grande y actúa en pequeño" Así es como debería ser nuestra visión frente al tiempo. Pero la mayoría hace lo contrario: actúa en grande y piensa en pequeño y de ahí viene la ansiedad, el estrés, la depresión...

Para organizar nuestro tiempo, antes tenemos que saber cuáles son nuestros objetivos, es decir, qué es lo que queremos conseguir. Según los expertos, primero debemos apuntar alto, esto es: a largo plazo. Estableciendo nuestros objetivos a largo plazo podremos después fijar prioridades mensuales, semanales y diarias para alcanzarlos. Por ejemplo, un proyecto de fusión de tu empresa con otra, o el lanzamiento de tu compañía en el mercado internacional. Para que un objetivo sea eficaz debe darse en:

1. Todos para uno y uno para todos

Existen más posibilidades de alcanzarlos cuando en la elección de los objetivos han participado varias personas. La motivación ayuda a conseguirlos.

2. ¡A por ellos!

Los objetivos deben suponer un reto. Nada resulta más motivador que establecer unos objetivos que reflejen unos valores y luego decidir cómo se van a perseguir de un modo sistematico.

3. ¿Son Posibles?

Lógicamente, debes ser realista a la hora de seleccionar unos objetivos que sean realizables. Y en caso de que tengas un sueño imposible, pero que lo deseas, no lo abandones. Desglósalo en objetivos menores y realizables y comienza a perseguirlos de uno en uno.

4. ¿Los estoy cumpliendo?

Debes tener la posibilidad de medir tus progresos. De esta manera sabrás si vas por buen camino.

5. ¡ De ahí no pasa!

Es necesario que establezcas un límite de tiempo para conseguirlos, porque caerías en el error de aparcarlos cuando estés aburrido, cansado o surja otra cosa que a ti pudiera parecer urgente.

6. Ponlos por escrito

Qué mejor forma que escribir tus objetivos, tenerlos en un sitio bien visible y releerlos de vez en cuando para que no se te olviden.

7. Flexibilidad

Las cosas no suceden siempre como a uno le gustaría y las situaciones pueden sufrir cambios. Si tus objetivos son flexibles, podrás adaptarte a ellos. Debemos revisar periódicamente nuestras prioridades y objetivos y adecuar nuestro plan de acción personal si es necesario.

Las 9 Leyes y principios para gestionar el tiempo

la ley de Parkinson, la ley de Murphy, la ley de Pareto, la ley de Carlson, el principio de Hawthorne, la ley de Eisenhower, el principio de Laborit, la ley de Illich y la ley de Fraisse.

Por: Spacoacher

Ley de Parkinson, cuanto más tiempo y para una tarea más tardamos en hacerla. El trabajo se expande para adaptarse a la disponibilidad de tiempo.

Ley de Murphy, si algo puede salir mal saldrá mal. Aplicado al tiempo, debemos prever imprevistos.

Ley de Pareto, el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, por ejemplo el 20% de la las tareas consume el 80% del tiempo.

Ley de Carlson, o ley de las secuencias homogéneas: El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.

Principio de Hawthorne, o efecto Hawthorne dice que cuando una persona se siente observada tiende a dar mejores resultados. Trabajamos mejor con supervisión externa y control.

Ley de Eisenhower, debemos preguntarnos siempre antes de hacer una tarea: ¿para cuándo? y ¿para qué?

Otros principios y leyes útiles en gestión de tiempo:

El principio de Laborit, argumenta que tendemos a hacer más espontáneamente lo que nos gusta antes que lo que no nos gusta, lo que es fácil antes que lo que es difícil, lo que se hace rápido antes que lo que se tarda en hacer, lo que es urgente antes que lo que es importante, lo que sabemos hacer antes que lo que es nuevo, lo que otros nos imponen antes que lo que nosotros elegimos.

La ley de Illich, dice que pasado un cierto umbral ; eficiencia, ésta disminuye incluso puede volverse negativa. Por ejemplo si estamos mucho tiempo sin descanso dedicados a algo.

La ley de Fraisse, dice que el tiempo relativo para cada individuo. Debemos conocer nuestros ritmos y momentos del día más eficientes.

Conociendo estas leyes y principios podemos utilizarlos a nuestro favor.

Basándonos en la ley de Parkinson, es más útil establecer tiempos concretos para cada tarea y poner plazos.

Basándonos en la ley de Murphy, debemos dejar tiempos muertos de seguridad por si los necesitamos y prever con anticipación, y tabién tener en cuenta otros posibles escenarios no tan favorables durante la planificación.

Basándonos en el principio de Pareto, podemos seleccionar lo más importante para hacer.

Basándonos en la ley de Carlson, o de las secuencias homogeneas, podemos planificar tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas. Es decir, centrarnos en bloques ininterrumpidos de trabajo concentrado, para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones, y también por otro lado tratar de hacer tareas relacionadas y en una secuencia lógica en la medida de lo posible, o bien encadenar la misma tarea repetitiva hasta que la completamos (por ejemplo, revisar todos los emails importantes pendientes, o enviar todas las cartas de una vez).

Basándonos en el principio de Hawthorne, o el efecto Hawthorne, podemos imaginarnos continua supervisión externa si no la tenemos o dar cuenta a otros. Utilizar la contabilidad externa para ayudarnos a hacer tareas que debemos hacer, pidiendo a otros que nos controlen.

Basándonos en la ley de Eisenhower, podemos definir el objetivo y plazo de cada tarea, lo que nos ayudará a planificar de manera más clara seleccionando lo más importante para hacer, teniendo en cuenta la urgencia e importancia.

Teniendo en cuenta el principio de Laborit, la ley de Illich y y la ley de Fraisse, y conociéndonos a nosotros mismos podemos planificar y adaptar nuestras tareas en función de nuestros propios ritmos, momentos de máxima eficiencia, períodos seguidos de concentración, y factores como nuestra motivación, nuestras habilidades, la importancia de la tarea, etc.

Debemos tener en cuenta nuestras fortalezas y habilidades, nuestras debilidades y tratar de organizarnos en función de ello. También puede haber momentos del día en que seamos más productivos y que sean el mejor momento para hacer las tareas más importantes del día. Cuando nos conocemos a nosotros mismos, sabemos que nos motiva y qué palancas nos mueven, podemos accionarlas para conseguir los resultados que queremos, utilizar recompensas, conocer nuestras debilidades y reconocer y cortar a tiempo situaciones de distracción.

Es útil conocer estas leyes para utilizarlas a nuestro favor para mejorar nuestra productividad personal y hacer buena gestión de tiempo.

Fuente: Articuloz

Gestionar los tiempos muertos

¿A que llamamos tiempos muertos? son los momentos a lo largo del día que no tenemos programados o que no contábamos con ellos para gestionarlos. 

Por: C. Hofer

Por ejemplo: los minutos que empleamos en traslados a nuestro trabajo, tiempos de espera para visitar a un cliente, los minutos previos a una reunión, cualquier tiempo extra que nos haya sobrado de hacer una tarea programada, esos minutos que nos sobran durante la pausa para comer, tiempos de espera en el aeropuerto, etc. Todo eso son tiempos muertos aunque en realidad no tienen por que ser "muertos" y podemos sacarle mucho rendimiento, pero ¿cómo?.

Los tiempos muertos no suelen tener gran duración, por lo general no duran más de una hora y en muchas ocasiones bastante menos. ¿Qué podemos hacer con tan poco tiempo? En realidad podemos sacarles mucho más provecho de lo que parece. Estos tiempos muertos son ideales para hacer tareas que requieran poco esfuerzo y de poco tiempo para realizarlo como por ejemplo la lectura de libros, revistas, artículos, hacer llamadas, hacer una revisión de nuestras tareas pendientes para el resto del día, aprovechar para recopilar nuevas tareas y procesar las ya recopiladas, sacar notas para nuestro próximo artículo, leer algunos Feeds pendientes, revisar esa página web que queríamos ver...

Pero para lograr aprovechar nuestros tiempos muertos debemos cumplir un requisito fundamental, que es tener a mano siempre el material necesario. De poco nos vale tener 30 minutos libres para leer un artículo si no lo tenemos en ese momento, o aprovechar eso 10 minutos para reorganizar nuestras tareas si no tenemos nuestra libreta con nosotros, o poco podemos aprovechar esos 15 minutos para hacer llamadas si no tenemos nuestra lista de llamadas pendientes y lo que teníamos que resolver con ellas. Por este motivo es fundamental que tengamos siempre preparado el material para aprovechar esos tiempos muertos y hacer que se conviertan en algo productivo.

Actualmente, gracias a la tecnología, es más fácil que nunca tener disponible material para aprovechar esos tiempos muertos. La gran cantidad de dispositivos de bolsillo, como los smartphones, netbooks, lectores de libros electrónicos facilitan mucho nuestra tarea. Además debemos contar siempre con las herramientas "artesanales" de toda la vida, vease papel y bolígrafo que nunca sobran.

Os animo a que anoteis todos los días los minutos que teneis de tiempos muertos y sumeis al final de una semana o de un mes la cantidad de minutos y horas que estamos desperdiciando. Si aprovecháis estos tiempos muertos os sorprenderías de lo mucho que se hace con "tan poco tiempo", podeis leer libros enteros, artículos, poneros al día con vuestros feeds, escuchar vuestros podcasts... haced la prueba y seguro que ganaréis mucho en vuestra productividad personal.

Fuente: gedpro

La ley de la cosecha