Uno de métodos que utilizo para análizar los procesos y descubrir los problemas
causa o raíz son las 5 M que nos permite facilitar el proceso de planificación
de las acciones y enfocarnos en los posibles fallos que se puedan presentar.
No
todo siempre sale bien y hay ocasiones en las que aparecen los problemas y
necesitamos tener referencias o coordenadas que nos permitan trocear el proceso
e identificar los factores que están desalineados. A veces, encontrar la
solución es fácil y está a la vista, en otras ocasiones, es difícil encontrar la causa raíz del problema.
En estos casos ¿Por dónde empezamos? ¿Cómo afrontar el
problema de una forma metódica y estructurada?
Existen diversos métodos de análisis que se usan en la
empresa. Originalmente en Kaizen (Mejora continua) se toman en cuenta 4M Mano de obra,
Máquina, Material y Método y en ocasiones se agregaba Medición como quinta
categoría en la lista de comprobación, yo recomiendo tomarla en cuenta siempre
“ Lo que no se mide no se conoce y lo que no se conoce no se mejora” Pero ¿Cómo
aplicar todo esto nuestros procesos personales?. las “5 M” (léase “cinco
emes”), creada por Toyota, pueden aplicarse a nuestro día a día para mejorar
los procesos que realizamos, esas operaciones que nos permiten tener éxito en
lo que nos proponemos.
Un ejemplo sencillo (Cuando compramos unos zapatos).
- Debemos tomar en cuenta para quien son los
zapatos (Man)
- Tomar en cuenta como fueron elaborados. Con que
método y con que materiales se fabricaron “La marca” (Maquinaria, Método y
Material)
- Para que se van a utilizar (Medio)
- Si medimos tanto el proceso como el resultado
podremos ver si la decisión en la elección que tomamos es correcta (Medición)
En esta foto se pueden ver los resultados de tomar la decisión de
comprar unos zapatos solo por el diseño y por el bajo precio, debemos analizar el
proceso aunque no lo presenciemos, en este caso el defecto fue producido por la
mala calidad de la materia prima utilizada
El Método de las “5 M”
El método de las “5 M” es un sistema de análisis
estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales
giran las posibles causas de un problema.
Estas cinco “M” son las siguientes:
Mano de obra (Hombre/ Mujer)
Máquina (Instalaciones)
Material
Método
Medición
Mano de obra : Tomar en cuenta nuestras necesidades, lo que hacemos y en que podemos fallar, El personal
puede ser el origen de un fallo. Existe el fallo humano, que todos conocemos y
si no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los
problemas. Cambios de turno en los que el personal saliente no informa al
entrante de incidencias relevantes, es un ejemplo.
Máquina: las herramientas y los utensilios que utilizamos para hacer las cosas, Un
análisis de las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el
proceso, así como de su funcionamiento de principio a fin y los parámetros de
configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas.
A veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas complejas y no se
puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se tiene un conocimiento profundo
de sus mecanismos, pero siempre se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes
o componentes hasta localizar el foco del problema.
Materia prima:
Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que
puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de
trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de
almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran
no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.
Método: Se trata
de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso,
existen una serie de circunstancias y condicionantes (conocimiento, tecnología,
materiales,…) que pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir
de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea
válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún “input” del que está
fallando.
Medición: Que
esperamos no solo en los resultados sino a lo largo del proceso
Seguir una metodología de análisis estructurado como las 5M, permite ir acotando áreas concretas para detectar la causa raíz de un
problema para poder erradicarlo y que no se vuelva a repetir.
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