Aborda tus problemas de forma ordenada y eficaz con el informe A3

El “Informe A3”:

Es un informe y sirve para transmitir información que puede condicionar las actuaciones de sus destinatarios (para tomar decisiones, llevar a cabo acciones, etc.)

Una hoja de papel tamaño DIN A3. Es decir, un espacio manejable pero limitado para expresarse.

Normalmente habrá que tener las cosas muy claras para poder ser tan preciso como para contarlo todo en un formato A3. Luego por una parte previene ambigüedades y por otra reduce el esfuerzo de los demás para entenderlo.

El Informe A3 es sin embargo mucho más que un informe, ya que obliga a seguir una disciplina concreta que lleva a abordar los problemas de una forma muy ordenada y eficaz.

El formato se divide en varios cuadros que deben rellenarse en un orden concreto trabajando sobre cada uno de ellos.

Podemos encontrar diferente número de cuadros pero se deben recoger los siguientes puntos esenciales: 

1- Definición del problema:

- Definición clara y concisa del problema.

- Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.

- Detallar lo que sea necesario para hacer el problema comprensible.

2- Situación actual:

- El problema se produce en el ámbito de un proceso. En este punto se debe describir ese proceso tomando datos reales.

- Utilizar esquemas y diagramas (pareto, flujogramas…)

- Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.

- Resaltar el problema dentro del proceso.

3- Análisis de las causas:

- Mostrar gráficamente análisis y conclusiones: 5-porqués, Ishikawa…

4- Situación objetivo:

- Representar gráficamente cuál sería la situación ideal, incluyendo los mismos indicadores que en la “situación actual”.

5- Plan de Acción:

- Tenemos una descripción esencial del problema, tenemos identificadas las causas y tenemos los objetivos; ahora definimos las acciones indicando quién hace qué, cómo, cuándo…

6 - Seguimiento:

- El Informe A3 también ha de servir para poder ver en todo momento en qué situación están las acciones definidas. Pero además muestra de forma clara qué se pretende conseguir con esas acciones.

7- Resultados:

 - El cierre del informe nos debe mostrar qué se consiguió, de modo que podamos:

Tener un registro sencillo pero fiable de toda la resolución del problema.

Podamos extender las conclusiones a otros problemas.

Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:

El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de los siguientes.

No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información.

Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo imprescindible.

Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema. El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él. El análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo a realizar en equipo.

No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo. Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada.

Fuente: LeanRoots